Cuánto cuesta un software a medida: precios reales

Es la primera pregunta de casi todas las reuniones y la que peor se responde en internet. Buscas "cuánto cuesta un software a medida" y encuentras horquillas de 3.000 a 300.000 €, que es como preguntar cuánto cuesta una casa y que te contesten "entre un estudio y un chalet". Útil, cero.

Vamos a intentar algo distinto: explicarte de qué depende el número, qué rangos manejamos nosotros en proyectos reales y, sobre todo, cómo leer un presupuesto para saber si es barato o solo lo parece.

Los rangos con los que trabajamos

Antes de los matices, los números. Estos son los órdenes de magnitud que vemos en proyectos de empresa en España, entendiendo siempre "primera versión en producción", no un prototipo ni un experimento:

Tipo de proyecto	Rango habitual	Plazo
Herramienta interna acotada (un proceso, pocos usuarios)	15.000 – 30.000 €	6–10 semanas
Aplicación de gestión completa (ERP o CRM a medida)	35.000 – 90.000 €	3–6 meses
Plataforma SaaS con clientes de pago	50.000 – 150.000 €	4–8 meses
App móvil con backend propio	30.000 – 80.000 €	3–5 meses
Integración entre sistemas existentes	6.000 – 25.000 €	3–8 semanas
Automatización con agentes de IA sobre datos propios	12.000 – 45.000 €	6–12 semanas

Dos advertencias sobre esta tabla. La primera: son rangos, no tarifas. El mismo enunciado ("una app para el equipo comercial") puede costar 18.000 € o 70.000 € según lo que haya debajo. La segunda: el extremo bajo de cada fila casi siempre implica renunciar a algo, y conviene saber a qué antes de firmar.

Qué mueve de verdad la factura

Un presupuesto de software es, en el fondo, una estimación de semanas de trabajo de gente que sabe hacerlo. Todo lo que sube el precio, sube porque añade semanas. Estos son los factores que más pesan, aproximadamente en ese orden.

1. Cuántos tipos de usuario hay

No es lo mismo una herramienta que usa un equipo de administración que una plataforma con administradores, profesores, alumnos y un portal para empresas que contratan formación. Cada perfil trae sus propias pantallas, sus permisos y sus casos raros. Duplicar los perfiles no duplica el precio, pero se le parece más de lo que la gente espera.

2. Con cuántos sistemas tiene que hablar

Una aplicación aislada es barata. Una aplicación que tiene que sincronizarse con tu programa de facturación, tu pasarela de pagos y la plataforma de firma electrónica es otra cosa. Y el coste no está en "conectar": está en decidir qué pasa cuando el otro sistema devuelve un error, cuando el dato viene duplicado o cuando alguien lo cambia en los dos sitios a la vez.

Cuando el sistema con el que hay que integrarse no tiene una API decente —y pasa más de lo que debería— el trabajo se multiplica. Lo tratamos en detalle en integración de sistemas.

3. Cuántos datos antiguos hay que migrar

La migración es el capítulo que todo el mundo subestima. Quince años de histórico en hojas de cálculo, con columnas que cambiaron de significado por el camino, clientes duplicados y fechas escritas de tres formas distintas, es un proyecto pequeño dentro del proyecto. Si tus datos están limpios, ahórratelo. Si no lo están, mejor presupuestarlo que descubrirlo.

4. Si necesita funcionar sin conexión

Una web que asume internet es sencilla. Una app que un técnico usa en un sótano sin cobertura, que guarda el trabajo en local y lo sincroniza cuando vuelve la señal, requiere resolver conflictos de datos. Es una decisión de arquitectura, y de las caras.

5. Qué nivel de diseño quieres

Una herramienta interna puede vivir perfectamente con una interfaz sobria y funcional. Un producto que van a usar tus clientes, y por el que van a pagar, necesita algo más. El diseño no es maquillaje: define cuántas pantallas hay y cómo de fino se hila cada una.

6. Qué exige tu sector

Si tratas datos de salud, gestionas dinero de terceros o emites certificados oficiales, hay requisitos de trazabilidad, auditoría y protección de datos que no son opcionales. Añaden trabajo real y hay que contarlo desde el principio.

7. Cuánta indefinición traes

Este es el factor invisible. Un proyecto con el alcance escrito y las decisiones tomadas cuesta menos que el mismo proyecto con "ya lo veremos sobre la marcha". No porque se cobre la indecisión, sino porque cada semana de dudas es una semana de trabajo que se rehace.

El coste que no aparece en el presupuesto

Hay tres partidas que casi nadie incluye en su hoja de cálculo mental y que conviene tener en la cabeza antes de comparar opciones.

Tu propio tiempo. Un proyecto de software a medida necesita que alguien de tu empresa conteste preguntas, valide entregas y tome decisiones. Cuenta con dos o tres horas por semana de la persona que mejor conoce el proceso. Si esa persona no tiene esas horas, el proyecto se alarga, y alargarse cuesta dinero.

La infraestructura. Servidores, base de datos, dominios, certificados, copias de seguridad, servicios de correo transaccional. Para una aplicación de empresa media suele moverse entre 40 y 250 € al mes. No es la partida grande, pero existe y es para siempre.

El mantenimiento. Un buen presupuesto anual de mantenimiento evolutivo ronda el 15–20 % del coste de desarrollo. Cubre actualizaciones de seguridad, adaptaciones a cambios de terceros y las mejoras que pide quien usa la herramienta a diario. Se puede recortar; lo que no se puede es fingir que no existe. Lo desarrollamos en mantenimiento y soporte.

Cómo leer un presupuesto sin ser técnico

Vas a recibir propuestas que no se parecen entre sí. Estas son las cosas que miramos nosotros cuando nos toca auditar la propuesta de otro.

¿Hay un alcance escrito o solo una lista de funcionalidades? "Módulo de informes" no es un alcance. "Informe de matrículas por curso y periodo, exportable a Excel, con filtros por sede y estado de pago" sí lo es. Cuanto más vaga es la descripción, más margen hay para discutir después quién dijo qué.

¿Qué pasa cuando cambies de opinión? Vas a cambiar de opinión, es normal y suele ser buena señal. La pregunta es si el contrato lo contempla con un procedimiento claro o si cada cambio se convierte en una negociación incómoda.

¿Quién es el dueño del código? Si la propuesta no lo dice explícitamente, pregúntalo por escrito. Hay proveedores que entregan el software funcionando pero se quedan el repositorio, lo cual significa que solo ellos pueden tocarlo. Nosotros entregamos código, base de datos y documentación, y por eso lo ponemos por escrito antes de empezar.

¿Qué incluye la puesta en producción? Migración de datos, formación del equipo y acompañamiento las primeras semanas son trabajo, y trabajo que se nota. Un presupuesto que termina en "entrega del software" te está pasando esa factura a ti sin decírtelo.

¿Por qué es tan barato? Si una propuesta está muy por debajo de las demás, lo habitual no es que hayan encontrado un atajo, sino que han entendido un proyecto más pequeño. A veces porque no han preguntado lo suficiente, y a veces porque el número bajo es la puerta de entrada y la subida llega en el mes tres.

Cómo hacemos nosotros el número

No damos precio sin haber acotado el alcance, y eso significa una fase de definición previa: una o dos semanas hablando con quien va a usar la herramienta —no solo con quien la paga—, escribiendo qué entra en la primera versión, qué puede esperar y qué restricciones hay que respetar sí o sí.

De esa fase sale un documento con el alcance, un plazo y un precio cerrado. Cerrado quiere decir que no se mueve si la estimación se nos ha quedado corta: ese riesgo es nuestro, que para eso somos los que estimamos. Si eres tú quien añade algo que no estaba, se presupuesta aparte y decides.

A partir de ahí entregamos cada dos semanas una versión que puedes abrir y usar. No es una formalidad: es el mecanismo que hace que un cambio de opinión en la semana cuatro sea barato y en la semana veinte, caro. Está contado con más detalle en cómo trabajamos.

Entonces, ¿te compensa?

La pregunta correcta no es cuánto cuesta el software, sino cuánto te cuesta el año que viene sin él. Ese cálculo suele ser más fácil de lo que parece: horas de trabajo manual repetido, licencias por usuario que crecen cada vez que contratas a alguien, errores de datos que hay que corregir a mano, oportunidades que no atiendes porque el proceso no da más de sí.

Cuando ese número anual se acerca al coste del desarrollo, la decisión se toma sola. Cuando está muy lejos, lo honesto es decírtelo, y a veces la respuesta correcta es una herramienta estándar bien configurada y dos integraciones a medida. Lo comparamos en detalle en software a medida o software estándar.

Si quieres un número para tu caso concreto en lugar de una horquilla de internet, cuéntanos qué tienes entre manos. La primera conversación no cuesta nada y de ella sale, como mínimo, una idea clara de por dónde van los tiros.